Megbeszélések VS Hatékonyság

Megbeszélés VS hatékonyság

A mai gyakorlat szerint a megbeszélések munkaidőnk 20-80%-át foglalják le. "Délután 5 körül, ha vége a meetingeknek és a kollégák hazaindulnak, akkor tudok leülni végre dolgozni" - hallottam nemrégen egy középvezetői beosztásban dolgozó ismerősömtől. A helyzete nem kirívó egyedi példa. Ezért a megbeszélések kultúrájáról, hatékonyságáról és jelenlegi jellemzőiről beszélni különösen fontos. Éppen ezért áprilisban Wieland Veronikát hívtuk meg, hogy feldolgozzuk ezt a témát. Verót a reggeli után kérdeztük:

• Milyen problémákat látsz a hazai megbeszélés-kultúrával kapcsolatban?

A legsúlyosabb problémának azt látom, hogy nagyon sok szervezetben nincs fókuszban a megbeszélések alacsony hatékonysága, így persze nem is érzékelik az akár financiálisan is kimutatható veszteséget, ami azon a résen szivárog ki, melyet a nem megfelelő megbeszélési keretek, hiányzó facilitációs módszerek és felkészítések ejtenek a szervezeti kultúrán. A megbeszélésről megbeszélére rohanó menedzserek a túlélésre hajtanak, és fel sem merül annak a lehetősége, hogy egy jól felkészült facilitátor fele annyi megbeszélés során jelentősebb eredményeket tudna elérni. A felgyorsult tempó, és a fokozódó elvárások mellett ezt a fajta szervezeti működést pazarlásnak érzem.

• A hazai gyakorlatot összehasonlítva a külföldivel, mi a tapasztalatod? Milyen eltérések vannak? Milyen erősségeink, fejlesztendőink vannak?

Ami alapvető különbség, hogy az egyéni felelősség és feladat mennyiség hazánkban jelentősebb mértékben növekedett, mint nyugati szomszédainknál. A cselekvésorientált magyar mentalitás inkább akadálya az előkészületet és tervezést igénylő módszereknek, melyek segíthetnék a tárgyaló feleket, hogy magasabb színvonalú és eredményesebb beszélgetéseket folytathassanak.

Talán furcsán fog hangozni, de a lehetőséget a megfontolt “lelassulásban" és a vezetői szerep kitágításában látom. A sok haszontalan megbeszélés ördögi köréből az előkészített és cselekvési tervvel zárult dialógusokat tartom értékesnek, melyek lehetővé teszik a munkába fektetett energiáink megfelelő elosztását. Egyúttal a vezetők facilitátori kompetenciái segítenék a különböző nézőpontok előtérbe kerülését, az értéket teremtő közösség előhívását és a felelősséget vállaló

csapattagok számának növekedését. Az a jó vezető, aki egy átlagos megbeszélésen is képes mindezt mozgósítani, melynek eléréséhez nélkülözhetetlen a facilitációs készségek fejlesztése.

• A reggeli során milyen tapasztalatokat osztottak meg Veled a résztvevők?

Nagy egyetértésben voltunk a téma aktualitását illetően. Nagyon sokan az elvesztegetett időt sérelmezték, míg mások a hiányzó vagy elégtelen végeredményt. Általános jelenséggé kezd válni az a megbeszélési környezet, melyben a vezető, vagy valaki a csoportban előad, mialatt a többiek kizárólag a fizikai jelenlétükkel hajlandóak hozzájárulni a folyamathoz. Mobiltelefonok, laptopok használatával igyekeznek az elpazarolt időt hasznossá tenni. Dolgoznak! Ebből a nézőpontból megbocsátható viselkedés, de nyilván ez elkerülhető lenne….

• Volt olyan pont, ami Téged is meglepett a közös munka során?

Két faktort vizsgáltunk a megbeszélések kapcsán, melyeket jómagam fontosnak ítélek: eredményesség és elköteleződés. Az összegyűjtött vélemények alapján egyértelmű korreláció jelentkezett e két faktor között. Akkor tudnak elköteleződni a résztvevők, ha van kézzelfogható eredmény, és akkor lesz eredményes egy megbeszélés, ha a résztvevők elkötelezettek. Bármelyik is deficitet szenved az a másik dimenzióra is jelentős hatással van.
A jelenleg fenálló problémák hátterében első helyre az elégtelen vezetés került. Ezt követte a résztvevők nem megfelelő hozzáállása, az előkészítés és nyomokövetés hiánya. Ezen kívül akadályként jelentek meg a közös nevező hiánya, a már kialakult negatív előítéletek a megbeszéléseket illetően. Érdekes módon az idő faktor a legutolsó helyre került a legkritikusabb problémák sorában, amit csak azzal tudok magyarázni, hogy az idő csupán mellékhatása az előbbieknek. Így ha azok orvosolva lennének, akkor az idő is bölcsebben kerülne felhasználásra.

• Az általad használt módszer milyen módon nyújt megoldást ezekre a problémákra?

A facilitációs módszerek között több olyan technika is van, amely komplex megoldást adhat a fenti nehézségekre. Az egyik ilyen technika a Moderáció. Ez a módszer egyértelműen javítja a résztvevők hozzáállását, a vezetői eszköztárat bővíti, illetve a facilitátori kompetenciákat fejleszti. Bár az előkészítés és az utánkövetés nem technika vagy mószer kérdése, hanem a szándék és döntés kérdéskörébe tartozik. Ennek ellenére a Moderáció nagy hangsúlyt helyez mindkettő meglétére és a hogyanjára is.

A résztvevők számára izgalmas tapasztalás volt, ahogy Veró a gyakorlatban is megmutatta a módszertant, hiszen magát a témánkat is ennek az eszköznek a segítségével dolgoztuk fel. Így a reggeli során mindenkinek volt módja hozzáfűzni a véleményét, megosztani a tapasztalatait, majd mindezt rendszerbe szervezve látni. Az út, amelyen végig haladtunk sok izgalmas kérdést vetett fel, a multi és a kisvállalati, vállalkozói kör közötti különbségekre is rávilágított.

A mindennapok során se felejtsük el, hogy az értelmetlen vagy szervezetlen megbeszélések olyan kárt tesznek, amely nem csupán a résztvevők drága munkaóráit emésztik fel, de az eredményességüket is csökkentik, hiszen az érdemi munkavégzésből kiesnek. Szintén "remek eszköz" egy rossz meeting a motiváció rombolására is. 

Szóval a mi tippjeink, avagy JAM Megbeszélés 1*1

A lényeg tehát a tudatosság. Ne spórold el a tervezés és a nyomonkövetés szakaszait. Legyél felkészült és ne félj tanulni sem. Akár Verótól moderációt, akár bármi más olyan módszertant, amely segít abban, hogy egy értekezletet élvezetes és eredményes közös munkává tudj alakítani!