A nagy tervezési és fókuszálási teszt: Home Office

JAM cs, 05/13/2021 - 21:18

A nagy tervezési és fókuszálási teszt:
Home Office

   

Kökényesi-Nagy Andrea írása, dr. Bőgel György hozzászólásával

 

Talán nem szívesen olvasod majd a nyitó mondatomat, de: „A home office, a távmunka, a digitális megoldások biztosan elemei lesznek hosszútávon a szakmai életünknek.” Ha ezen a ponton nem kezdtél olasz szitokszavakat mormolva ellenkező irányba futni, akkor menjünk tovább.

A koronavírus hozta helyzet extrém módon felgyorsította a folyamatot és sokszor akár kizárólagossá tette ezeket a módszereket egyes időszakokra. De ezek a működésmódok előbb-utóbb minden szervezetbe elértek volna enélkül is. Abban is biztosak lehetünk, hogy nem tűnnek majd el a vírushelyzet elhárításával. Megmaradnak és bár nem kizárólagosan és nem fojtogatóan túladagolva, hanem kisebb mennyiségben, de tartósan beépülnek majd életünkbe.

Ezért nézzünk most gyakorlati módszereket, amelyeket érdemes bevetned azért, hogy ezek az eszközöket, módszereket ne büntetésként éld meg, hanem hatékonyan tudd a gyakorlatodba építeni hosszútávon is. Majd akkor is, amikor nem kényszerből veted be őket.

 

Te és a home office

 

  • A naptárad új dimenziói 

Ha otthonról dolgozol, akkor a naptárad egy újfajta értelmezésére lesz szükség. Eddig valószínűleg nem volt a gyakorlatod része, hogy például a kisiskolás gyermekeddel megoszd, hogy ma 10-kor találkozód lesz a regionális igazgatóddal. Nem áltatlak, őt ez most sem fogja érdekelni.

De érdemes az alábbi kategóriákba sorolnod a napod elemeit és erről beszélni családoddal:

enlightened Elfoglalt vagyok, zárt ajtó mögött dolgozom, csendre van szükségem. Kérlek, hogy ne gyere be.

blush Dolgozom, de tudok felelni, ha hozzám szólsz. Ha pedig csendes elfoglaltságod van (pl.: tanulás, házi feladat írás, mese nézés fejhallgatóval), nyugodtan bejöhetsz.

laugh Szünetem van, Veled tudok lenni. Csináljunk együtt olyasmit, amitől felfrissülünk. (Játék, teázás, ebéd, beszélgetés)

Gyakorlati tipp: Ha külön szobában dolgozol, akkor egyszerűen tedd ki az ajtóra a fentiek szerinti napi beosztásodat. Ha egy légtérben vagytok, akkor használjatok heti tervező táblát vagy egyszerűen kerüljön a hűtőre a program.

 

  • Barátságban a kütyükkel, appokkal

Sokszor szinte trendi utálni az eszközöket, szoftvereket, appokat, amelyek körül vesznek most, a kollégák helyett. Persze, tudom…. túladagolásban szenvedünk, hirtelen és kényszerből használjuk őket.

De minél jobban utálod egyiket másikat, annál fontosabb összehaverkodnod velük. Értelmetlen energia pazarlás folyamatosan megbotránkozni és utálkozni. És hát hosszú távon amúgy sem úsztuk volna meg ennek a barátságnak a kiépítését.

Szóval bosszankodás helyett nézzünk pár gyakorlati tippet:

  • Dedikálj időt a barátkozásra, amikor nincs más feladatod, csak erre tudsz koncentrálni.
  • Ismerd meg és fedezd fel minél több funkcióját, lehetőségét. Tele a youtube Teams, Zoom és Skype használati útmutatókkal, tippekkel, trükkökkel. Minden ehhez kapcsolódó témában cikkek tucatjait találhatod, csak guglizz bátran.
  • Kérdezz és tanulj a gyermekedtől, a kollégádtól, a főnöködtől. Minél több tapasztalatot gyúrsz egybe, annál élvezetesebben és hatékonyabban tudsz majd dolgozni.
  • Kapcsolódj be egy-két online eseménybe. Biztos, hogy van olyan – akár a szakmádhoz akár a személyes érdeklődésedhez kapcsolódó – amire kíváncsi vagy. Ez is egy hasznos tapasztalat és közelebb hoz az eszközökhöz.
  • Gyakorolj lazán! Szervezz esti beszélgetést, borozást a barátaiddal Skype-on (jobb, mint a semmi, amíg az áhított személyes alkalmakra várakozunk), vagy activity partit Zoomon.
  • És végül ne csak elolvasd ezeket a tippeket, hanem vesd is be őket.

 

Tervezés és nyomonkövetés

Dög unalmasan hangzik ez a cím, de az életed minőségét változtatja meg, ha kihasználod a helyzetet és most szépen megtanulod és begyakorlod a számodra ideális tervezési és nyomonkövetési módszereket.

⇒ Szeretnéd, hogy a home office adta szabadságba beleférjen, hogy hosszabb ebédszünetet tartasz és főzöl magadnak valami jóféle hazai finomságot?

⇒ Nyugodt szívvel akarsz akár napközben is időt tölteni a gyermekeddel vagy elbeszélgetni a pároddal?

⇒ Mindig is arról álmodoztál, hogy reggelente sportolsz és vééégre úgy tűnik itt van rá a lehetőség?

Ha mindezt tervezés nélkül csapod bele a napi programodba, akkor a vége az lesz, hogy elúszol és a nem lesznek készen a feladataid.

 

  • Szóval tervezz!
    • Tudd, hogy milyen feladataid vannak? (Ha eddig nem volt, akkor most végre legyen egy ToDo listád)
    • Tudd, hogy a feladataid mikorra kell, hogy elkészüljenek? (határidő)
    • Tudd, hogy a feladataidnak mennyi a várható elvégzési ideje? (óraszám)
    • Tudd, hogy mi/ki kell az adott feladat elvégzéséhez? (szerelők/szükséges erőforrások)

  • Tervezd meg a napod/heted/hónapod úgy, hogy:
    • betervezed a már ismert feladataidat. (Igen, konkrétan foglald be magadnak a naptárba)
    • betervezed a „tervezhetetlent”. Ez annyit jelent, hogy átgondolod mennyi időt vesznek el a napodból a váratlan feladatok/aznap kapott sürgős feladatok, etc. Azért került a „tervezhetetlen” kifejezés idézőjelbe, mert sokan itt buknak el. Mondván, hogy ezeket nem lehet előre tudni.
    • Te ne bukj el itt. Figyeld meg a gyakorlatot és gyorsan kirajzolódik majd például az, hogy hétfőn átlagban 6 órányi, a hét többi napján 2 órányi ilyen elfoglaltságod van. Na akkor máris tudod, hogy az előzetesen ismert feladatokra hétfőn 2 órát, a hét többi napján 6-ot fogsz tudni betervezni.
       
  • Kövesd nyomon mit műveltél.
    • A napot mindig úgy zárjuk, hogy megnézzük mi volt a terv, az adott napra és mi teljesült belőle. Ebből folyamatosan tanulsz, hiszen lesz olyan aki túltervez és be kell látnia, hogy lassabb, mint gondolta, lesz aki éppen fordítva jár. Mindenesetre a nyomon követés a tanulásod, fejlődésed igen fontos eszköze.

Levonod a tanulságokat és finomhangolod a rendszeredet.

 

A csapatod és a home office

 

  • Ne pakold át gondolkodás nélkül

Ha egyszerűen minden korábbi szokásotokat, értekezleteteket átteszed valami online megoldásra, akkor jó eséllyel lesz rossz élmény belőle. Ami működik így, nem biztos, hogy működik úgy.

Amikor kezdő HR-esként először vettem részt egy folyamat rendszerbe vitelében, azt tanultam egy nálam sokkal okosabbtól, hogy ha egy ilyen folyamatot úgy valósítok meg, hogy fogom a wordben készült formanyomtatványt és azt „leprogramoztatom”, akkor bizony elszúrtam. Elestem a rendszer lehetőségeitől, nem használtam ki a pillanatot arra, hogy egy magasabb szintre lépve, egy valóban digitalizált folyamatot alkossak.

Ehhez hasonlít, ha csupán annyit teszel, hogy a „13-as tárgyaló” helyére „Teams” feliratot teszel a naptárbejegyzésbe.

Mondok egy konkrét példát. Tegyük fel, hogy vezetőként egy 6 fős csapatot irányítasz. A hétfőt egy csapat meetinggel kezditek, ami általában 1,5 óra. Ebben van meghatározott programpontok szerinti közös egyeztetés, egyéni beszámolók és egy kis idő beszélgetésre, szocializálódásra is. Egyéni (one-to-one) meetingeket nem tartottál a kollégáiddal, hiszen egy légtérben voltatok és folyamatosan kommunikáltatok.

Valószínűleg mindez kevésbé lesz működőképes online, ha változtatás nélkül nyomod át. De megoldás lehet például:

  • Megtartani a heti közös értekezletet, de rövidebb formában és elérhető összefoglalóval. Figyelni rá, hogy ezen a tagok aktívak legyenek, az elhangzott információ bejusson. (Bekapcsolt kamera; Mindenkinek megszólalási pont; Heti szinten váltott egyéni feladat az értekezlettel kapcsolatban pl.: meeting minutes vezetés, vagy közös ToDo frissítés.)
  • Egyéni meetinget szervezni minden kollégáddal, nem ad-hoc, hanem előre tervezett módon, heti vagy két heti rendszerességgel, hogy a személyes „összefutunk-az-asztalom-mellett-és-gyorsan-megbeszéljük” szokást pótoljuk.

 

  • Adj kereteket és támogatást

Ha vezetőként azt hiszed, hogy semmi teendőd és a munkatársaid maguktól átállnak majd a leghatékonyabb működésre, új eszközöket használva, home office-ban is, akkor máris bokán rúgtad magad.

Néhány gondolatébresztő pont:

  • Nálatok mi a házi szabály a munkaidőre?

A home office egyik legkellemesebb mellékhatása, hogy a kollégád átveheti az érkező csomagját vagy beengedheti a villanyszerelőt anélkül, hogy egy szabadnapot kellene kivennie. Mérlegeld mekkora szabadságot tudsz és akarsz adni: Mondjuk az a szabály, hogy 10:00-15:00 közé tesszük a meetingeket és a munkaidő további 3 óráját mindenki magának osztja be? Vagy ragaszkodnod kell az eredeti munkaidőhöz? Vagy központi szabály határozza meg, hogy mi vonatkozik a munkaidőre?

  • És hogyan követed az otthoni teljesítményt?

Van vezető, aki azt kéri, hogy órára lebontva kövessék a kollégák a feladataikra szánt időt, minden munkanapon. Sokan azt a gyakorlatot követik, hogy a tennivalókat listába gyűjtik és a kitűzött határidőre való teljesülésüket ellenőrzik.

Sok esetben a home office miatt kerül fókuszba, hogy a teljesítményt korábban nem vagy nem jól menedzseltük a csapatban. Ne kenjük ezt a home officre-ra, inkább örüljünk neki, hogy felfedeztünk egy hiányosságot és orvosolhatjuk.

  • Hogyan kezeled a munkakörök közötti különbségeket?

Sok csapatban előfordul, hogy a home office lehetőségeket nem lehet egységesen biztosítani mindenki számára, a feladatból, tapasztaltságból vagy akár szakterületből adódóan. Ugyanakkor fontos, hogy a szabályok tiszták és mindenki számára érthetőek legyenek. A csapatod tagjai közül senki se érezhesse úgy, hogy „persze, ezt csak nekem nem engedi”.

Végül pedig figyelj rá, hogy ne ess egyik végletből a másikba. A pandémia hirtelen, sokszor kizárólagosan kényszerítette ránk az online megoldásokat. Várhatóan ebből a visszatérést követően kicsit a másik végletbe esünk majd, kinyújtóztatjuk a zoomolás közben elgémberedett tagjainkat a cégnél, megiszunk végre egy jó kávét együtt és hagyjuk egy ideig porosodni a fülest.

De aztán… aztán meg kell találjuk a helyes, egyensúlyi működést, ahol az elmúlt 14 hónapban, szervezeti szinten megszerzett tudást és tapasztalatot beépítjük és hasznosítjuk a jövőnkbe.

Kökényesi-Nagy Andrea

 

dr. Bőgel György hozzászólása

Amikor ezeket a sorokat írom, a covid-járvány harmadik hulláma (remélhetőleg) éppen lecsengőben van. A reggeli hírekben azt olvastam, hogy a munkavállalók számos helyen visszatérhetnek az irodáikba. Legyünk optimisták: tételezzük fel, hogy sikerül legyőzni a vírust és annak minden ravasz mutánsát! Már csak idő kérdése, és vége lesz a home office korszakának?

Nos, biztos nem lesz vége, már csak azért sem, mert az otthoni munkavégzést, illetve annak modern digitális formáját nem a járvány hozta el nekünk. Régóta itt van már közöttünk, a járvány csak rátett egy lapáttal, bár kétségtelenül nagy lapáttal. Jól emlékszem arra múlt év márciusi péntekre, amikor megtudtuk, hogy hétfőn bezár az iskola, és mi, felismerve otthoni technikai hiányosságainkat, nagy szatyorral vásárolni indultunk egy műszaki áruházba, ahol friss egerekkel, digitális rajztáblával, kamerákkal, fülesekkel és egyéb cuccokkal szereltük fel magunkat tudván, hogy két nap múlva új élet kezdődik. A bolti tömeget látva mások is hasonló cipőben jártak, de ez korántsem jelenti azt, hogy az „atipikus” otthoni munkavégzés mindenkinek újdonság volt. Megjelenéséhez nem kellett járvány, csak korszerű technika és vezetői elhatározás, az a felismerés, hogy a modern hálózatok korában az a számítógéppel támogatott munka, amihez nem kell átmenni egy másik irodába, nem kell valakivel személyesen találkozni, bárhol végezhető: másik épületben, másik településen, másik országban, másik kontinensen, és igen, akár otthon is.

Munkaszervezési döntésről van szó: járjanak be a munkatársaink, vagy maradjanak otthon? Sok olyan szervezet van, ahol már hosszú évekkel a járvány előtt úgy döntöttek, hogy inkább maradjanak otthon, dolgozzanak otthonról. Egy ilyen döntést gondos mérlegelésnek kell megelőznie. Mi kerül a mérleg „előnyök” feliratú serpenyőjébe, ha a technikai feltételek egyébként adottak? Például az, hogy nem kell nagy irodaházakat építeni és fenntartani, költségeket lehet megtakarítani, olyanokat is foglalkoztatni lehet, akik nem tudnának bejárni, kevesebb személyes konfliktus lesz, és így tovább. A gazdaságban verseny van, és aki ki tudja használni a távmunka, a home office előnyeit, az versenyképesebb lesz.

Vezetési programokon már sok évvel ezelőtt jómagam is szívesen példálóztam egy olyan, több száz fős hazai vállalattal, amelynek szinte minden munkatársa otthonról dolgozott; az egész cég, vagyis a „bejárós mag” elfért két bérelt irodában, és a felhő-számítástechnika korában már szerverszobára sem volt szükség. Villámgyorsan tudták magukat felfelé és lefelé skálázni, ami igen előnyös egy olyan piacon, ahol ingadozó a kereslet.

Miért ne lehetne otthon szoftvert írni, tanítani, beszkennelt számlákat ellenőrizni, könyvelni, ügyfélszolgálati hívásokra válaszolni? A járványból eredő kényszer sokaknak megmutatta, hogy bizony lehet. Persze megfelelő eszközök kellenek hozzá, digitális írástudás, eszközismeret, szóval némi tanulás és tapasztalatszerzés. De mi lesz, ha elmúlik a járvány, elmúlik a kényszer? Ezt még nem tudjuk pontosan, csak sejtéseink vannak. Valószínű, hogy jóval több lesz a távmunka, az otthoni munkavégzés, mint amennyi eddig volt: megtanultuk, megszoktuk, működik, sokan valószínűleg meg is szerették. Megerősödött, láthatóbb lett, de nem valószínű, hogy átvenné az uralmat.

Miért nem? Eddig nem beszéltünk a mérleg másik serpenyőjéről, amire azt írjuk fel: „hátrányok és kockázatok”. Ezekből is van bőven, nem szabad róluk megfeledkezni, de ne gondoljuk, hogy könnyű őket észrevenni: nagyrészt rejtve, lappangva, hosszabb idő után jelentkeznek.

Kezdjük azzal, hogy az ember alapvetően társas lény: társaságban, közösségben, törzsben szeret élni. Az, aki ma örül a távmunkának, mert nem kell utaznia, vigyázhat a gyerekre, később kelhet fel, holnap már nem fogja szeretni: elunja magát, magányosnak, elhagyottnak fogja magát érezni. Az idő nem áll meg felette: változnak az igényei, változik az élethelyzete. Megbarátkozik a számítógéppel, rutinosan használja, de arra is rá kell döbbennie, hogy a géppel együtt egy titkosügynököt, egy kémet is kapott, aki figyeli a kattintásait, a munkatempóját, az eredményességét, a szokásait. Így volt ez persze bent az irodában is, de most még inkább így van, mert a főnökök „közvetlen rálátás” hiányában kénytelenek a gépre támaszkodni az ellenőrzésnél. A munkavégzést figyelő, elemző szoftverek egyre kifinomultabbak lesznek, és most már a spájzban vannak. A főnök persze mellőzheti őket, de vajon vállalja az ezzel járó kockázatot? Megbízik bennünk, ha csak ritkán találkozunk?

Digitális eszközökkel remekül lehet kommunikálni, de közvetlen, személyes, „szemtől szembe” kapcsolatok hiányában lazulni, oldódni kezd a szervezeti kultúra, az a kultúra, aminek a fejlesztésére, erősítésére korábban annyi figyelmet és energiát fordítottunk. Tudást átadni és tanulni is nehezebb lesz: ami elvész, az leginkább az úgynevezett „hallgatólagos tudás”, amit közvetlen megfigyeléssel, személyes tapasztalatszerzéssel lehet elsajátítani, amit aligha tud néhány beszélő fej pótolni a képernyőn. Az innovációval is gondok lesznek, mivel az emberek kevesebbet találkoznak egymással, kevesebbet beszélgetnek, nem inspirálják egymást közvetlenül. Figyeljük csak meg, milyen sokat tesznek profi innovatív cégek azért, hogy az embereket összehozzák, eszmecserére ösztönözzék, hogy gondolatszikrák pattogjanak emberről emberre – mindezek elveszhetnek, elsorvadhatnak személyes találkozások nélkül.

Lelki problémák, zsugorodó magánszféra, korhadó szervezeti kultúra, gyengélkedő tudásmenedzsment, személyes inspirációk hiánya – mindezek, más hátrányokkal együtt, rontják a versenyképességet. A mérlegnek sajnos két serpenyője van.

Szóval mennyi fog a távmunkából megmaradni a járvány után? Biztos, hogy több, mint eddig, de hogy pontosan mennyi, hogy milyen arány alakul ki a hagyományos munkaszervezés és a „home office” között, azt a verseny fogja eldönteni. Sokan megtanulták és megtapasztalták, hogy a munkaszervezési lehetőségek köre kibővült, nagyobb a választék, a hagyományos forma mellett teret nyert a távmunka, és megjelentek mindenféle hibridek (ebből is egy kicsit, abból is egy kicsit). A különböző megoldások versenyeznek egymással, és ha van piaci verseny, az erősebb, az életképesebb fog győzni. Tessék, lehet fogadásokat kötni, de legyünk óvatosak! Manapság sok olyan felmérésről olvashatunk, amikor vezetőket és beosztottakat kérdeznek meg arról, hogyan vélekednek a frissen bevezetett távmunkáról. Érdekes böngészni az eredményeket, de ne gondoljuk, hogy a válaszadóknak egy-két év múlva is ugyanez lesz a véleményük.   

Bőgel György